Branża klienta: Organizacja pozarządowa działająca na rzecz dzieci, doświadczone NGO
RODO – wyzwanie dla NGO
Organizacja posiadała wdrożone procedury związane z przetwarzaniem danych osobowych. Dokumenty zostały opracowane w maju 2018 roku, w momencie kiedy zaczęło obowiązywać tzw. RODO.
Od czasu wprowadzenia tych procedur, organizacja zaczęła prowadzić dużo nowych działań i dlatego zespół zauważył potrzebę analizy i aktualizacji obecnych dokumentów. Dodatkowo – organizacja dużo pracuje z dziećmi i dlatego jej zespół chciał wzmocnić ich ochronę w tym zakresie.
Co zaproponowaliśmy
- Aktualizacja dokumentacji: polegająca na dopasowaniu posiadanych przez klienta dokumentów do obecnej działalności.
- Wprowadzenie nowej dokumentacji: przygotowanie nowej dokumentacji, poprzedzonej dokładną analizą działalności klienta wraz z przeprowadzeniem analizy ryzyka.
Ponieważ organizacja miała już wdrożone procedury, wybrała pierwszą opcję. Wiązało się to z mniejszym nakładem pracy niż wdrożenie dokumentacji od nowa. Często jednak podmioty wolą przygotowanie dokumentacji od samego początku – dzięki temu mogą skupić się na nowych rozwiązaniach i porzucić stare przyzwyczajenia i schematy.
Co udało się osiągnąć dzięki naszej współpracy
Po wstępnej analizie obecnej dokumentacji stwierdziłam, że jest możliwe dostosowania dokumentacji pod aktualną działalność organizacji. Wcześniejsze dokumenty wymagały aktualizacji i rozbudowania oraz wprowadzenia dodatkowych rejestrów. Przeprowadziliśmy audyt oraz analizę ryzyka, dzięki czemu wiedzieliśmy, które obszary należy zmienić/poprawić oraz jak ulepszyć ochronę danych osobowych. Dodatkowo przeszkoliłam pracowników z podstaw dotyczących ochrony danych osobowych i procedur obowiązujących w organizacji.
Oczywiście nie zawsze mamy możliwość korzystania z obecnych dokumentów, jednak w miarę możliwości staramy się wykorzystać zasoby klienta. Pracownicy organizacji dostali także instrukcję, jak wypełniać rejestry. Dodatkowo zawsze może liczyć na nasze wsparcie przy wypełnianiu dokumentacji.
RODO a „Ustawa Kamilka”
Przy aktualizacji dokumentacji wprowadziłam także nowe wzory dotyczące zgody na utrwalenie i rozpowszechnienie wizerunku. Dopasowane zostały do wprowadzonych przez organizację Standardów Ochrony Małoletnich i wykluczały np. komercyjne użycie zdjęć. Ważne, żeby nasza dokumentacja była spójna. Skoro w Standardach określamy, że nie wykorzystujemy zdjęć dzieci w celach komercyjnych i np. możemy je wykorzystywać tylko na naszych zamkniętych grupach, niech zbierane zgody to odzwierciedlają.
Przy projekcie pracowała: radca prawny Natalia Kolbus
Słowniczek
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, potocznie nazywane RODO.
