Dobra umowa ze sponsorem uratowała już wiele organizacji przez poważnymi kryzysami i tymi wizerunkowymi i tymi finansowymi. Nikomu nie trzeba przykładowo przypominać tego, jak wiele międzynarodowych firm, długo nie chciało wyjść z rynku rosyjskiego. Bez odpowiednich zapisów w umowach, polskie NGO-sy dalej musiałyby realizować dla nich świadczenia sponsoringowe, mimo tego, że firmy te przedkładały zysk, ponad podstawowe ludzkie wartości – takie jak wolność czy prawo do samostanowienia.
Mimo tego wiele NGO-sów nadal podchodzi do umowy sponsorskiej po macoszemu. Albo zgadzają się na podpisywanie umów na wzorach dostarczonych przez sponsorów, albo korzystają ze wzorów dostępnych w Internecie – wpisują „umowa sponsoringu wzór”, a w znalezionym dokumencie uzupełniają tylko swoje dane, zakres świadczeń i kwotę. Oczywiście w korzystaniu ze wzoru umowy sponsoringu (tak jak ze wszystkich innych wzorów) nie ma nic złego. Pamiętaj jednak, żeby koniecznie uzupełnić go o te zapisy:
1. Opcja wyjścia ze współpracy w razie kryzysu wizerunkowego a umowa sponsoringu
Zaangażowanie w państwach niedemokratycznych, wyzysk, nieprzestrzeganie deklarowanych wartości, upolitycznienie, zła jakość produktów, wypadki w miejscu pracy czy greenwashing – sytuacji, które mogą pociągnąć organizację pozarządową na dno wraz z jej sponsorem, jest naprawdę wiele. Dlatego warto zadbać, by umowa sponsoringu zawierała odpowiedni zapis, który pozwoli na wycofanie się ze współpracy w razie poważnego kryzysu. Taki zapis można umieścić w czymś na kształt „klauzuli korporacyjnej” – jest to formuła, którą znają pracownicy korporacji i znacznie łatwiej będzie im zaakceptować argument, że ten zapis jest nienegocjowalny.
2. Dokładny opis sposobu akceptacji wzajemnych komunikatów stron i zasad całej komunikacji (może być jako załącznik), w tym zasad korzystania z logo
Wielu partnerów może nie rozumieć tego, jak ważny jest wizerunek dla organizacji pozarządowej, ani tego, że wizerunek ten rządzi się zupełnie innymi prawami niż wizerunek komercyjnych podmiotów. Za prawo do wykorzystania logo partnerzy płacą, a te pieniądze pozwalają na działanie fundacji czy stowarzyszenia. Naruszenie tego wizerunku może potencjalnie oznaczać nawet śmierć organizacji. Dlatego warto dokładnie opisać sposób korzystania z oznaczeń naszego NGO.
3. Możliwość zmiany świadczeń w przypadku odwołania wydarzenia/akcji a umowa sponsoringu
Zdarzają się takie sytuacje, w których wydarzenie/akcję trzeba odwołać. Dobrze jest, by umowa ze sponsorem zawierała taki zapis, bo większe podmioty i tak mają już zaplanowane budżety, które bardzo ciężko zmienić. Jeśli uda nam się szybko wymyślić jakąś zastępczą aktywność, która będzie dla nich równie atrakcyjna, to jest duża szansa, że nie będą żądali zwrotu środków, a zastępcza aktywność będzie dla nich rozwiązaniem problemu z potencjalnie niewydanymi pieniędzmi. Dobrze jest przewidzieć to w umowie, bo mamy od razu jeden argument więcej, żeby sponsor nie żądał zwrotu środków.
4. Sankcja w postaci możliwości natychmiastowego wypowiedzenia umowy sponsoringu i zachowania prawa do wynagrodzenia za sponsoring w razie najcięższych naruszeń
Gdy podpisywana jest umowa sponsoringu, zawsze zakładamy uczciwe podejście z obu stron. Zdarza się jednak tak, że albo pracownik sponsora, albo i cała firma, dopiero zaczyna współpracę z organizacjami pozarządowymi i nie rozumie jakich granic nie wolno przekraczać. Warto zastrzec w umowie procedurę wezwania do zaniechania naruszeń, wraz z prawem do natychmiastowego wypowiedzenia umowy i, co bardzo ważne, zachowania prawa do wynagrodzenia – jeżeli wina leży po stronie sponsora.
5. Zasady rozwiązywania sytuacji spornych i niezrealizowania świadczeń na rzecz sponsora (proces obowiązkowego polubownego rozwiązania sporu a sponsoring)
Może wydawać się, że ten zapis jest niepotrzebny, bo nie ma żadnego „twardego” skutku, ale wiele konfliktów znacznie łatwiej rozwiązać w czasie osobistego spotkania (tym bardziej na najwyższym szczeblu). Dlatego jasne opisanie zasad rozwiązywania sporów, które nada odpowiednie ramy procesowi dochodzenia do porozumienia, może uratować niejedną współpracę. Wystarczy dobrze napisana umowa ze sponsorem.
6. Siła wyższa a umowa ze sponsorem
Ostatnie lata (choroby, wojny itd.) nauczyły nas, jak wiele pozostaje całkowicie poza naszą kontrolą. Zapis o sile wyższej nie pozostawi wątpliwości, co robić w takich sytuacjach.
7. Obowiązek przestrzegania regulaminów wydarzenia/akcji a sponsoring
To, że nie przewidzimy wszystkiego na etapie podpisywania umowy sponsoringu, to rzecz całkowicie oczywista. Obowiązek przestrzegania regulaminów pozwoli nam na dodanie pewnych obowiązków sponsorowi nawet miesiące czy lata po podpisaniu umowy (w przypadku gdy umowa jest podpisywana na dłuższy czas i wiele wydarzeń/akcji). Polecam, szczególnie że mało kto czyta regulaminy.
Pamiętaj – nawet gdy idziesz trochę na łatwiznę z umową sponsoringu i wpisujesz w Google „umowa sponsoringu wzór”, to do wzoru umowy sponsoringu dodaj przynajmniej te 7 powyższych zapisów.
Jeżeli zainteresował Cię wpis obserwuj mnie na Linkedin: https://www.linkedin.com/in/jacek-olejarz
