Certyfikacja EcoVadis stała się w ostatnich latach jednym z najbardziej powszechnych standardów oceny zrównoważonego rozwoju w łańcuchach dostaw. Dla wielu polskich przedsiębiorstw wypełnienie tej ankiety to już nie kwestia wizerunku, ale wymóg kontraktowy stawiany przez krajowych oraz zagranicznych partnerów.
Obserwujemy, że wiele firm podchodzi do ankiety poważnie, a mimo to otrzymuje wynik poniżej oczekiwań. Dlaczego? Często nie chodzi o brak działań lub chęci, ale o sposób ich udokumentowania.
1. „Deklaracja bez pokrycia”, czyli niewłaściwe dowody
To absolutnie najczęstsza przyczyna niskich ocen. EcoVadis opiera się na twardych dowodach, a nie na deklaracjach. Analitycy nie uwierzą „na słowo”, że firma przestrzega praw człowieka lub dba o środowisko.
W firmie zatrudniającej 20 czy 50 osób relacje są bliskie. Jeśli ktoś zachowuje się nieetycznie, szef od razu reaguje. Jeśli trzeba segregować odpady, po prostu się to robi.
Dlaczego to problem dla EcoVadis? Dla audytora w Paryżu czy Nowym Jorku to, co nie jest zapisane, nie istnieje. Ankieta wymaga dowodu, że zasady są stałe i niezależne od humoru szefa. Zaznaczenie odpowiedzi „Tak, dbamy o recykling” bez załączenia dokumentu to automatyczne zero punktów w danej kategorii.
Rozwiązanie dla MŚP: Nie musisz pisać 50-stronicowych elaboratów.
- Stwórz prosty, 2-stronicowy Kodeks Etyki lub Politykę Środowiskową.
- Spisz zasady, które i tak już stosujesz (np. zakaz dyskryminacji, zasady segregacji, zakaz przyjmowania drogich prezentów od dostawców).
- Ważne: Dokument musi być podpisany przez Prezesa/Właściciela i (najlepiej) przesłany pracownikom mailem jako dowód zapoznania się.
W przypadku większej firmy:
Dokumentacja musi być formalna i weryfikowalna. EcoVadis wymaga dokumentów, które są:
- Podpisane i datowane: Polityka czy procedura musi być oficjalnie zatwierdzona przez zarząd.
- Wdrożone: Zamiast pustego szablonu „Karty Oceny Ryzyka”, załącz wypełnioną kartę z przeprowadzonego audytu.
- Dostępne: Należy wykazać, że pracownicy mają dostęp do procedur (np. poprzez zrzut ekranu z intranetu lub wyciąg z regulaminu pracy podpisanego przez pracownika).
2. „Kopiuj-Wklej” (Zbyt ambitne dokumenty)
Część firm, chcąc szybko załatwić sprawę, ściąga z Internetu wzory dokumentów wielkich korporacji lub kopiuje je od swoich kontrahentów.
Dlaczego to problem? Analitycy EcoVadis wyłapują niespójności. Jeśli jesteś firmą handlową z biurem w Warszawie, a załączasz politykę środowiskową, w której piszesz o „ograniczaniu emisji metanu z procesów produkcyjnych” (bo tak było we wzorze znalezionym w sieci), zostanie to uznane za niewiarygodne.
Wskazówka Legalden: W prawie i w audytach liczy się adekwatność. Lepiej mieć krótką, własną procedurę, która faktycznie opisuje Twoją firmę, niż skomplikowany dokument pełen procedur, których nie jesteś w stanie zrealizować.
Rozwiązanie: Dostosuj dokumenty do skali. Jeśli nie masz Rady Nadzorczej – usuń zapisy o niej. Jeśli nie masz produkcji – skup się na ekologii w biurze i flocie samochodowej. Szczerość i dopasowanie są wyżej punktowane niż „martwe zapisy”.
3. Brak mierzalnych wskaźników (KPI) i raportowania
EcoVadis ocenia firmy w modelu PDCA (Plan-Do-Check-Act). Wielu przedsiębiorców świetnie radzi sobie z etapem „Plan” (posiadają polityki), ale zapomina o etapach „Check” i „Act”.
Na czym polega błąd? Firma załącza „Politykę Środowiskową”, w której obiecuje redukcję zużycia energii, ale w sekcji „Raportowanie” nie przedstawia żadnych danych liczbowych, wykresów ani zestawień potwierdzających realizację tego celu.
Jak to naprawić? Sama polityka to za mało. Aby uzyskać wysoki wynik, musisz pokazać, że monitorujesz postępy.
- Definiuj KPI: Nie pisz „będziemy zużywać mniej papieru”. Napisz: „celem jest redukcja zużycia papieru o 5% r/r”.
- Raportuj wyniki: Załączaj raporty roczne, zestawienia zużycia mediów, statystyki wypadków przy pracy (BHP) czy liczbę zgłoszeń naruszeń etycznych. Nawet jeśli wskaźniki są zerowe (np. 0 wypadków), jest to cenna dana raportowa.
Podsumowanie
Wypełnienie ankiety EcoVadis to proces, który wymaga nie tylko wiedzy merytorycznej o ESG, ale także skrupulatności prawnej i administracyjnej. Traktowanie tego obowiązku jako „zło konieczne” i wypełnianie ankiety w pośpiechu zazwyczaj kończy się koniecznością kosztownej re-ewaluacji.
Pamiętaj, że procedury takie jak Polityka Antymobbingowa, Kodeks Etyki czy Procedura Zgłaszania Nieprawidłowości to dokumenty o charakterze prawnym. Ich prawidłowe skonstruowanie nie tylko podniesie Twój wynik w EcoVadis, ale przede wszystkim zabezpieczy Twoją firmę przed ryzykiem prawnym.
Jeśli dalej masz wątpliwości związane z tym jak wypełnić kwestionariusz EcoVadis, napisz do mnie: wiktoria.soszka@legalden.pl
