Z tego artykułu dowiesz się:
- czy możliwe jest nagrywanie rozmów telefonicznych bez zgody rozmówcy
- czy potrzebna jest zgoda rozmówcy
- czy nagranie można wykorzystać w sądzie
Wejście RODO to ogromny wysyp specjalistów (straszaczy[1]) od danych osobowych. To niestety norma w przypadku zmian w prawie i jako prawnika zupełnie mnie to już nie rusza. Jednak w tym przypadku ich intensywne działania sprzedażowe doprowadziły do sytuacji, w której przedsiębiorcy nagle zaczęli bać się danych osobowych. Z mojej perspektywy było to dość zabawne, bo RODO nie wprowadziło ochrony danych osobowych, a tylko zmieniło dotychczasowe zasady. I tak zmiana, która miała wziąć za gardło gigantów takich jak Facebook czy Google, najbardziej zaszkodziła tym małym i średnim biznesom.
Ten powszechny strach przed danymi osobowymi, z niewiadomych powodów, rykoszetem uderzył w nagrywanie rozmów. Szukając odpowiedzi w Google, natkniesz się na artykuły, w których eksperci tłumaczą Ci, że nagrywając przetwarzasz dane, więc musisz mieć zgodę. No może czasem zgody nie musisz mieć, ale na pewno musisz przekazać klauzulę informacyjną. Na pewno musisz?
Czy jak dzwoni do Ciebie nowy pracownik dostawcy i zapisujesz jego numer w telefonie, to wpisujesz tę osobę po imieniem i nazwiskiem? Pewnie tak. Czyli przetwarzasz dane. Czy dostarczasz w takim przypadku klauzulę informacyjną? Nie. Może w takim razie zaczniesz przesyłać klauzulę informacyjną SMS-em po wpisaniu nowego kontaktu?
Mam nadzieję, że na tym przykładzie pokazałem Ci absurd porad, które znajdziesz w Internecie na temat nagrywania rozmów[2]. Pisze je ekspert od ochrony danych pracujący dla wielkich firm – banków, ubezpieczycieli czy telekomów. Oni mogą (i muszą) działać bardziej w zgodzie z prawem niż firma, która zatrudnia 10 czy nawet 200 pracowników. Zresztą nie da się prowadzić firmy na 100% zgodnie z prawem nawet mając więcej prawników niż innych pracowników (Chociażby dlatego, że części przepisów nikt nie rozumie i prawnicy czekają na wyroki sądów. A te przecież potrafią zmieniać zdanie w kolejnych wyrokach). Ty jako przedsiębiorca masz obowiązek wobec swojej firmy, by stosować te najważniejsze przepisy[3].
Oczywiście w tym rozdziale napiszę też jak uzasadnić nagrywanie, gdy ktoś zarzuci Ci, że robisz to niezgodnie z prawem.
Moja rada: Nagrywaj każdą rozmowę biznesową jaką prowadzisz
Dlaczego mogę nagrywać rozmowy?
Po pierwsze dlatego, że prawo tego nie zabrania. To zresztą jest logiczne. Jeżeli ktoś mówi coś do Ciebie, to musi liczyć się z tym, że to zapamiętasz i np. zrobisz z tego notatkę. Nagranie rozmowy jest czymś bardzo podobnym tylko bardziej dokładnym. Ale co najważniejsze jest zdecydowanie bardziej wiarygodne niż Twoje zapewnienie, że ktoś coś Ci przez telefon powiedział.
Jakie rozmowy nagrywać i po co to robić?
Moim zdaniem nie warto nagrywać rozmów z klientami, którzy nie są przedsiębiorcami. Przede wszystkim jest przy tym dość dużo kłopotu. Przy niewielkiej liczbie klientów, od których zależy Twój dochód pewnie będzie to opłacalne. Ale im więcej ich jest, im bardziej Twoje kontakty z nimi zaczynają przypominać działanie callcenter, tym większa szansa, że naruszysz przepisy prawa. W takim przypadku musisz zastanowić się, co zyskujesz przez nagrywanie klientów i czy jest to warte całego zamieszania[4].
Zupełnie inaczej ma się sprawa z rozmowami z innymi kontrahentami. Dostawcami. Odbiorcami biznesowymi. Ich pracownikami. W każdym z tych przypadków przez telefon wielokrotnie możesz zawierać umowy. Nie raz byłem świadkiem sytuacji, w której w sądzie jedna strona zarzekała się, że nigdy się na coś nie umawiała. A po odtworzeniu jej nagrania nagle sobie „przypominała”, że jednak było zupełnie inaczej. W taki sposób niewielkim nakładem sił możesz uratować swój biznes w sytuacji podbramkowej. Telefony dają wiele możliwości, korzystaj z nich!
Zgodność z RODO – zgoda na przetwarzanie danych?
Oczywiście w rozmowie mogą pojawić się dane osobowe. Dlatego ich nagranie będzie przetwarzaniem danych osobowych[5]. Na szczęście wbrew temu, co wydaje się wielu osobom, do przetwarzania danych nie jest potrzebna zgoda. Można przetwarzać je na podstawie zgody (jest to jedna z kilku podstaw), ale my posłużymy się wygodniejszą podstawą, czyli prawnie uzasadnionym interesem administratora[6].
Jak uzasadnić nagrywanie rozmów? Jako przedsiębiorca masz prawo dochodzenia należności od kontrahentów, a w tym celu musisz udowodnić je w sądzie. W gospodarce, w które czas liczy się bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, częściej szczegóły transakcji ustala się w czasie rozmów telefonicznych niż na papierze. Samo już RODO jako przykład prawnie uzasadnionego interesu administratora, podaje marketing bezpośredni i zapobieganie oszustwom[7]. Utrwalenie na nagraniu rozmowy, w której kontrahent obiecuje Ci przykładowo ile zapłaci za Twój towar jest uzasadnionym działaniem w świetle praw jakie przysługują Ci jako przedsiębiorcy.
Zgodność z RODO – informacja o nagrywaniu. Co z klauzulą informacyjną?
RODO nakłada na Ciebie dość dziwny obowiązek dostarczenia osobie, której dane przetwarzasz, naprawdę wielu informacji, których prawdopodobnie ta osoba nie przeczyta, a jak przeczyta, to nie zrozumie. Te informacje zawiera się w klauzulach informacyjnych, czyli około 10-punktowej liście pod każdym papierkiem, który podpisujemy. Problematyczne jest to, że ten obowiązek powinien zostać spełniony już w momencie pozyskiwania danych. Na szczęście w RODO zawarto wyjątek od tego obowiązku – nie trzeba dostarczać tych informacji, jeżeli osoba je już posiada.
To bardzo ułatwia nam nagrywanie rozmów z naszymi stałymi kontrahentami, w sposób zgodny z RODO. Wystarczy, żebyś na końcu każdego firmowego maila, umieścił/a link do klauzuli informacyjnej (możesz ją wrzucić na podstronę swojej strony internetowej). Wtedy nawet jeżeli w nagrywanej rozmowie podadzą jakieś nowe dane osobowe, to mają już wszystkie potrzebne informacje – dostali je w każdym mailu od Ciebie.
W klauzuli napisz wprost, że rejestrujesz i archiwizujesz rozmowy telefoniczne, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Gwarantuje, że nikt tej klauzuli i tak nie przeczyta (tak jak każdej innej).
Zgodność z RODO – jak długo mogę przechowywać nagrania?
Moim zdaniem można bardzo dużo w tej kwestii obronić i przechowywać nagrania nawet latami. Jeżeli napiszesz, tak jak Ci doradziłem – że przetwarzasz dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, to możesz przechowywać nagrania, aż do upływu okresu przedawnienia. Zgodnie z kodeksem cywilnym termin ogólny, to 6 lat + to ile zostało do końca roku (od jakiegoś czasu wszystko przedawnia się na koniec roku kalendarzowego). Jeżeli chodzi o szkody wywołane przestępstwem to nawet 20 lat przedawnienia. Ja sugeruję na bieżącą usuwać nieistotne rozmowy i zachowywać tylko te, w których są ustalenia dotyczące ważnych umów.
Czy nagrania mogę wykorzystać w sądzie?
W prawie polskim nie ma czegoś takiego jak dowody nielegalne określane jako owoc zatrutego drzewa. Jedynie w przypadku nagrywania cudzych rozmów sądy niekiedy decydowały o wykluczeniu dowodu, a to też działo się w raczej wyjątkowych okolicznościach. W przypadku nagrywania własnych rozmów, sądy ostatecznie (nie zawsze bez walki) takie dowody dopuszczały.
Kiedy nagrywanie rozmów może wpędzić Cię w kłopoty:
- odtwarzanie nagrań osobom trzecim – naruszenie dóbr osobistych (prawa do prywatności), tajemnicy przedsiębiorstwa.
- nagrywanie rozmowy osób trzecich – tu ponownie przypomnienie, że jest to przestępstwo z art. 267 kodeksu karnego
- masowe nagrywanie klientów indywidualnych bez informacji przed rozpoczęciem rozmowy– w przypadku callcenter sugerowałbym większą ostrożność niż to co pisałem powyżej.
To co musisz zapamiętać:
- Możesz nagrywać swoje rozmowy telefoniczne i spotkania, w których uczestniczysz, nawet bez zgody pozostałych rozmówców.
- Samo nagrywanie nie będzie naruszało prawa, wszystko zależy od tego co z nim zrobisz.
- W świetle RODO podstawą nagrywania może być nie tylko zgoda, ale też prawnie uzasadniony interes. Takim interesem jest udowodnienie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami kontrahentów.
- Zadbaj o poinformowanie o nagrywaniu (najlepiej w mailu).
O tym jak napisać regulamin, przeczytasz tutaj: https://legalden.pl/tag/jak-napisac-regulamin/
[1] Jeżeli przy składaniu oferty czy opisywaniu zmian w prawie, jednym z najważniejszych punktów jest potencjalna wysokość kar, to wiedz, że coś się dzieje. Prawnik nie uzupełni Ci oczywiście tej informacji o liczbę nałożonych kar czy skontrolowanych w roku firm. Wie, że musi Cię przestraszyć, żebyś zapłacił. I że jak dobrze postraszy, to na moment zapomnisz o tym, że w kraju, w którym niemal żaden urząd nie działa jak powinien, szansa na dostanie kary jest naprawdę niska.
[2] To jest raczej szerszy problem z poradami pisanymi przez prawników. Mamy tendencję do skupiania się na przepisach, zapominając, że dla przedsiębiorców czas spędzony na dostosowanie do nich, to stracone pieniądze.
[3] Więcej przeczytasz w rozdziale „Mit: Moja firma musi działać na 100% zgodnie z prawem”.
[4] Jeżeli praca Twoich pracowników polega na prowadzeniu rozmów, to zdecydowanie warto ich nagrywać, by móc sprawdzić czy rozmowy są prowadzone tak jak być powinne.
[5] Przetwarzanie danych osobowych to wszystko co można robić z danymi. Też takie rzeczy jak ich usuwanie, kopiowanie czy przechowywanie.
[6] Art. 6 ust. 1 pkt f RODO
[7] 47 motyw preambuły do RODO
