Tworzenie systemu zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing) to nie tylko wymóg prawny, ale także kluczowy element budowania przejrzystej i odpowiedzialnej organizacji. Firmy, które umożliwiają pracownikom i współpracownikom bezpieczne zgłaszanie naruszeń, mogą szybciej reagować na nieprawidłowości i unikać potencjalnych strat finansowych czy reputacyjnych.
Kto musi stworzyć system zgłaszania nieprawidłowości
Nowa ustawa o ochronie sygnalistów, która weszła w życie 25 września 2024 roku, zobowiązuje firmy zatrudniające co najmniej 50 osób do wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości. Ale nie tylko! Podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska muszą posiadać taką procedurę niezależnie od liczby pracowników.
Jakie kanały zgłoszeń wybrać?
Nie wystarczy powiedzieć pracownikom: „Jeśli coś zauważysz, zgłoś do HR-u”. System zgłoszeń powinien obejmować różne formy kontaktu, np.:
• dedykowaną skrzynkę e-mailową,
• anonimowy formularz online,
• specjalną infolinię,
• bezpośrednią możliwość rozmowy z wyznaczoną osobą.
Im więcej opcji, tym większa szansa, że potencjalny sygnalista zdecyduje się zgłosić problem.
Anonimowość i ochrona zgłaszających
Jednym z najczęstszych powodów, dla których ludzie boją się zgłaszać nieprawidłowości, jest obawa przed odwetem. Nowe przepisy zabraniają działań odwetowych, takich jak zwolnienie, pominięcie przy awansie czy dyskryminacja sygnalisty. Warto więc zadbać, by procedury zapewniały maksymalną anonimowość i poufność.
Co powinno znaleźć się w regulaminie?
Każda organizacja, poza tymi, które są zobowiązane zgodnie z ustawą, powinna przynajmniej rozważyć wprowadzenie jasnej procedury zgłaszania naruszeń. Powinna ona zawierać:
- sposób i kanały zgłoszeń,
- zasady postępowania ze zgłoszeniem,
- termin odpowiedzi dla zgłaszającego (maks. 3 miesiące!),
- informacje o ochronie sygnalistów,
- kto i w jaki sposób będzie analizować zgłoszenia.
Dobre praktyki, które warto wdrożyć
- Szkolenia dla pracowników – jeśli ludzie nie wiedzą, czym jest whistleblowing, nie będą zgłaszać nieprawidłowości.
- Transparentność – informowanie o sposobie rozpatrywania zgłoszeń zwiększa zaufanie do systemu.
- Niezależność organu przyjmującego zgłoszenia – najlepiej, jeśli zajmuje się tym osoba lub dział niezwiązany bezpośrednio z kierownictwem firmy (np. specjalnie dedykowana komórka do spraw ochrony sygnalistów).
Konsekwencje braku systemu zgłaszania nieprawidłowości
Brak wdrożenia odpowiednich procedur może skutkować wysokimi karami finansowymi – grzywna za nieustanowienie systemu może wynieść nawet 1,08 mln zł! Ale co ważniejsze, firma, która ignoruje zgłoszenia sygnalistów, naraża się na poważne problemy prawne i wizerunkowe.
Podsumowanie – to się po prostu opłaca!
System zgłaszania nieprawidłowości to nie tylko obowiązek prawny, ale także narzędzie, które pomaga organizacjom działać uczciwie i efektywnie. Dobrze wdrożone procedury mogą uchronić firmę przed skandalami, poprawić kulturę organizacyjną i zbudować większe zaufanie wśród pracowników.
Jeśli Twoja firma jeszcze nie wdrożyła systemu whistleblowingowego, warto się tym zająć jak najszybciej! Chcesz wiedzieć więcej? Napisz do mnie magdalena.niedzwiecka@legalden.pl – pomożemy dostosować Twoje procedury do nowych przepisów. Przesłuchaj również naszego podcastu.
