Coraz częściej zgłaszają się do naszej kancelarii nowi członkowie i członkinie zarządów fundacji i stowarzyszeń z bardzo ważnym pytaniem: Czy w naszej fundacji lub stowarzyszeniu wszystko jest zgodne z przepisami.
I to świetna postawa – bo chociaż odpowiedzialność członków zarządów NGO jest mniejsza niż np. w spółkach z o.o., to odpowiadają oni osobiście za długi podatkowe organizacji – bez względu na to, czy zajmują się finansami, komunikacją czy projektami. Mogą też odpowiadać karnie za wiele niedopilnowanych spraw w organizacji. Dlatego warto zrobić porządny audyt tuż po wejściu do zarządu. Oto 7 rzeczy, które powinien sprawdzić każdy nowy członek zarządu fundacji lub stowarzyszenia:
1. Czy organizacja posiada aktualne regulaminy programów i projektów
Niektóre NGO-sy działają latami na tych samych zasadach… tylko nikt nie spisał ich na papierze. Albo spisał, ale 10 lat temu. Jeśli jesteś członkiem zarządu – warto to sprawdzić. Brak regulacji to może być lampka ostrzegawcza.
2. Czy statut jest zgodny z aktualną działalnością organizacji
Statut to najważniejszy dokument w Twojej organizacji. Często jednak zdarza się tak, że organizacja się zmienia – a statut często nie nadąża. Jeśli robicie dziś coś zupełnie innego niż 5 lat temu, statut powinien to odzwierciedlać. Dlaczego co jakiś czas warto aktualizować statut – zwłaszcza, jeśli jego postanowienia utrudniają Wam działania lub zmienia się prawo dotyczące fundacji.
Więcej o tym czy jest statut i na co warto zwrócić w nim uwagę, przeczytasz w artykule naszych ekspertów.
3. Czy dokumenty RODO są dopasowane do organizacji
To bardzo częsty problem. Zbieranie danych uczestników, wolontariuszy, darczyńców – wszystko powinno być uregulowane. Bez tego – ryzyko kary rośnie.
Nasza radczyni prawna, ekspertka od RODO, Natalia Kolbus przygotowała tekst, w którym podpowiada, jakie dokumenty powinna posiadać fundacja.
4. Czy nie pojawiają się konflikty interesów
Prezenty od dostawców, dodatkowe zlecenia dla pracowników, członkowie zarządu wystawiający faktury… To wszystko trzeba sprawdzić i odpowiednio się zabezpieczyć.
5. Czy sprawozdania merytoryczne i finansowe są składane
Brak złożenia sprawozdań może być sygnałem, że coś jest bardzo, bardzo źle. Warto jest też przejrzeć sprawozdania – ich jakość może wiele powiedzieć o organizacji, do której wchodzisz.
W skład naszej grupy wchodzi również spółka non-profit Impactden, w ramach której przygotowujemy sprawozdania organizacji pozarządowych. Na blogu Impactden przygotowaliśmy poradnik, jak przygotować sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej – krok po kroku.
6. Czy organizacja nie ma zadłużenia wobec ZUS i US
To najpoważniejsze ryzyko dla członków zarządu. Jeśli urząd zacznie egzekucję zaległości, może sięgnąć po majątek prywatny członka zarządu.
7. Czy dotacje i granty są prawidłowo rozliczane i czy księgowość jest prowadzona zgodnie z zasadami obowiązującymi NGO
Na stronie Impactden znajdziesz też ABC Księgowości: Porady na start – i nie tylko – dla NGO.
Pamiętaj: nawet jeśli w zarządzie zajmujesz się tylko komunikacją czy fundraisingiem – to nadal odpowiadasz za całą organizację. Warto więc mieć rękę na pulsie – i nie bać się zadawać pytań typu: „czy na pewno mamy to uporządkowane?”
Potrzebujesz pomocy w audycie Twojej organizacji?
Jeśli wydaje Ci się, że jest tego za dużo i potrzebujesz wsparcia – nasz zespół chętnie Ci w tym pomoże. Napisz do mnie (j.olejarz@legalden.pl) lub wypełnij poniższy formularz, a my odezwiemy się do Ciebie w ciągu 24 godzin.
