Obecnie raportowanie ESG (Environmental, Social, Governance) staje się normą dla firm, które chcą być konkurencyjne oraz transparentne na rynku. Ważnym elementem w procesie raportowania ESG jest skuteczne zbieranie danych z różnych działów organizacji. Zarządzanie danymi pozwoli na sprawne odpowiedzenie na ankiety i kwestionariusze ESG od partnerów biznesowych np. od dużych korporacji.
Dlaczego zbieranie danych jest kluczowe?
Dobre gromadzenie danych w firmie pozwala na dokładną ocenę wpływu organizacji w kontekście ESG. Wpłynie to również na wizerunek firmy, relacje z inwestorami i partnerami biznesowymi. Brak sprawnego zbierania i zarządzania danymi może skutkować: niespełnieniem wymagań przetargowych lub wypadnięciem z łańcucha dostaw dużych korporacji.
O ESG w przetargach napisaliśmy więcej w naszym artykule: https://legalden.pl/przetargi-2-0-jak-esg-wplywa-na-wybor-partnera-biznesowego/
Jakie dane są istotne?
Dane istotne z punktu widzenia ESG obejmują:
- Environmental: zużycie energii, emisje gazów cieplarnianych, zarządzanie odpadami, wykorzystanie zasobów naturalnych;
- Social: zarządzanie zasobami ludzkimi, bezpieczeństwo pracy, różnorodność, równość płac;
- Governance: polityki antykorupcyjne, procedury compliance, odpowiedzialność zarządu.
Jakie zespoły powinny gromadzić dane?
Każdy dział w organizacji gromadzi dane związane ze swoją codzienną działalnością operacyjną. Główne działy od jakich powinniśmy zbierać dane do sprawozdawczości niefinansowej to:
- dział administracji – np. zakupy, zużycie produktów codziennego użytku
- dział księgowy – np. faktury za delegacje, faktury zakupowe
- dział prawny/complience – polityki i procedury obowiązujące w firmie
- dział HR/kadry – np. BHP, zarządzanie różnorodnością i wynagrodzeniami
- dział produkcji, logistyki – np. efektywność produkcji, zużycie paliw w procesie logistycznym
Skąd firma powinna zbierać dane?
Aby raportować kwestie ESG zgodnie z prawem, firma powinna gromadzić dane z różnych źródeł:
- Zużycie energii i emisje gazów cieplarnianych – dane powinny pochodzić od dostawców energii, liczników zużycia energii elektrycznej, cieplnej i paliwowej, systemów zarządzania budynkami, systemów HVAC (ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja), a także z urządzeń monitorujących zużycie energii w procesach produkcyjnych;
- Zarządzanie odpadami – od firm świadczących usługi gospodarki odpadami, działów produkcji, administracyjnych, a także poprzez regularne audyty środowiskowe;
- Zasoby naturalne – informacje dotyczące zużycia wody, surowców oraz innych zasobów naturalnych powinny być zbierane przez działy produkcji, logistyki, zakupu, a także z wyników regularnych audytów środowiskowych;
- Dane społeczne (np. bezpieczeństwo pracy, różnorodność, równość płac) – zbierane przez działy HR, poprzez regularne ankiety pracownicze, raporty dotyczące bezpieczeństwa i zdrowia pracowników oraz wyniki audytów wewnętrznych;
- Dane dotyczące governance – powinny pochodzić z działów prawnych, compliance, audytów wewnętrznych, a także od zewnętrznych doradców prawnych, audytorów i konsultantów specjalizujących się w obszarze ładu korporacyjnego.
Jak zbierać dane ESG?
- Centralizacja procesów zbierania danych – kluczowe jest stworzenie jednego miejsca, gdzie zbierane są dane z różnych działów, np. poprzez zintegrowaną platformę technologiczną lub dedykowane zespoły takiej jak: zespół sustainability.
- Szkolenie pracowników – osoby odpowiedzialne za zbieranie i przekazywanie danych powinny być przeszkolone. Nie tylko w zakresie technicznych aspektów sprawozdawczości, ale także w kwestiach merytorycznych ESG.
- Regularność i standaryzacja raportowania – regularne raportowanie zapewnia, że dane będą przejrzyste i wiarygodne, co jest szczególnie istotne przy okresowych ocenach przez partnerów biznesowych czy platformy ratingowe, takie jak EcoVadis.
- Automatyzacja i cyfryzacja procesu – wykorzystanie narzędzi technologicznych do automatyzacji zbierania, analizy i raportowania danych usprawni proces i zredukuje ryzyko błędów ludzkich.
Ankiety od partnerów biznesowych
Nieodłączną częścią prowadzenia współczesnego przedsiębiorstwa są ankiety i kwestionariusze od partnerów biznesowych. Platforma EcoVadis stała się jednym z częściej wykorzystywanych narzędzi do oceny dostawców pod kątem ESG. Zawsze podkreślamy, że właściwe wypełnienie ankiet ESG wymaga nie tylko posiadania odpowiednich danych, ale również ich właściwej interpretacji oraz przedstawienia w sposób zgodny ze standardami.
Przygotowanie organizacji do sprawnego odpowiadania na takie ankiety oznacza konieczność wcześniejszego opracowania zestawu danych ESG, które mogą być szybko dostarczone partnerom. Jest to kluczowe dla utrzymania relacji biznesowych, oraz zdobywania nowych kontraktów i zleceń.
Więcej o wypełnianiu ankiet od partnerów biznesowych przeczytas w naszym artykule: https://legalden.pl/ankieta-od-partnera-biznesowego-jak-ja-wypelnic-i-po-co/
Podsumowanie
Zbieranie danych ESG to strategiczny element działalności nowoczesnej firmy. Efektywne zarządzanie tym procesem pozwala nie tylko spełnienić obowiązki raportowe, ale też buduje pozytywny wizerunek organizacji na rynku. Zwiększa też jej konkurencyjność i atrakcyjność jako partnera biznesowego. Warto zatem wdrożyć odpowiednie mechanizmy już teraz, by sprostać wyzwaniom rosnącej presji regulacyjnej i oczekiwań interesariuszy.
Jeśli twoja oragnizacja potrzebuje wsparcia we wdrożeniu procesów zbierania danych, przeszkoleniu pracowników lub wsparcia prawnego w zakresie zarządzania odpowiedzialną firmą, napisz do mnie (wiktoria.soszka@legalden.pl) lub lub wypełnij poniższy formularz a opowiem Ci jak pomagamy firmom wyróżnić się na rynku właśnie przez aspekt ESG.
