Coraz więcej firm – w szczególności dużych, międzynarodowych korporacji – przesyła swoim dostawcom i partnerom biznesowym do wypełnienia ankiety i kwestionariusze. Dla wielu mniejszych podmiotów może to być wyzwanie.
Dlaczego otrzymałeś ankietę?
Ankiety i kwestionariusze wysyłane przez duże firmy, mają często na celu uzyskanie danych do własnych raportów zrównoważonego rozwoju. Oprócz tego pomagają ocenić zgodność swoich dostawców z określonymi standardami i politykami. Dotyczą z reguły odpowiedzialności środowiskowej, społecznej i korporacyjnej, czyli powszechnie już znanego ESG.
Regulacje unijne i krajowe takie jak dyrektywa CSRD, CSDDD czy francuski „devoir de vigilance” zobowiązują duże organizacje do monitorowania swoich łańcuchów dostaw. Ankieta jest sposobem na zebranie danych w uporządkowany sposób i łatwy do późniejszego ocenienia konkretnego dostawcy.
O ESG w małych i średnich przedsiębiorcach przeczytasz więcej w naszym artykule: https://legalden.pl/zrownowazony-rozwoj-i-esg-w-malych-i-srednich-przedsiebiorstwach-czy-to-sie-oplaca/
Co znajdziesz w ankiecie od partnera biznesowego?
Pytania oraz zakres ankiety może zależeń od sektora, branży i kraju. Często są też uniwersalne pytania odnoszące się do ESG i zrównoważonego rozwoju. Te pytania mogą dotyczyć:
- Zagadnień środowiskowych: zużycie energii, emisje CO₂, zarządzanie odpadami.
- Społecznej odpowiedzialności: warunki pracy, równość i różnorodność, polityki związane z BHP.
- Ładu korporacyjnego, zagadnień etycznych: procedury antykorupcyjne, zgłaszanie naruszeń, ochrona danych osobowy.
- Certyfikatów i standardów: ISO 14001, SA8000, SMETA, BSCI.
- Zrównoważonego rozwoju: strategia i cele ESG, raportowanie niefinansowe.
W zależności od partnera biznesowego takie ankiety mogą być bardzo rozbudowane i przypominać formularze audytowe, a inne mogą posiadać tylko pytania zamknięte oraz deklaracje i zobowiązania do podpisu.
Rodzaje ankiet
Najbardziej popularnym systemem oceny dostawców, jaki możecie napotkać to EcoVadis. Zewnętrzna platforma, na której rejestrują się dostawcy i wypełniają kwestionariusz przesłany przez partnera biznesowego. Oceny dokonują niezależni konsultanci, przyznając określoną ilość punktów (na 100).
Innymi popularnymi systemami są:
- Sedex/Smeta – platforma do oceny etycznej działalności dostawców.
- CDP (Carbon Disclousure Project) – skupia się na emisjach i działaniach klimatycznych.
- SAQ (Self-Assessment Questionnaire) – kwestionariusze samooceny, często wewnętrzne, tworzone przez same firmy.
Jak wypełnić ankietę dla dostawców?
Wypełnienie ankiety nie musi być trudne, ale wymaga przygotowania. Jeśli współpracujesz dużym partnerem biznesowym np. siecią sklepów spożywczych warto:
- Zebrać dane – miej w jednym miejscu wszystkie informacje, które odnoszą się do ESG: polityki, certyfikaty, dane środowiskowe, sprawozdania.
- Włączyć odpowiednie działy – niezbędna będzie współpraca z działem HR, BHP, finansowym czy prawnym.
- Przygotować dokumenty uzupełniające – wiele ankiet wymaga załączenia polityk i oświadczeń lub też oświadczeń i zobowiązań np. środowiskowych.
O politykach, jakie powinna mieć firma pracująca z dużym biznesem pisaliśmy w artykule https://legalden.pl/esg-w-biznesie/
Przykładowe dokumenty, które mogą być wymagane:
- Polityki firmowe: polityka środowiskowa, kodeks etyki, regulamin pracy
- Certyfikaty: ISO 14001, BRC, FSC, SA8000, SMETA
- Raporty ESG i sprawozdania niefinansowe – jeśli są sporządzane w twojej firmie
- Oświadczenia o przestrzeganiu praw człowieka i praw pracowniczych, zobowiązania środowiskowe
Dokumenty dotyczące zużycia energii i emisji:
- rachunki za prąd,
- dane z liczników,
- faktury za panele fotowoltaiczne lub inne zainstalowane źródła OZE
- kilometrówki z floty samochodowej,
Dokumentacja pracownicza:
- zanonimizowane paski wypłat,
- statystyki dot. płci i wynagrodzeń,
- informacje o czasie pracy i nadgodzinach,
- listy szkoleń np. BHP lub RODO.
Przede wszystkim w ankiecie trzeba wypisać realne działania, często trzeba je poprzeć powyższymi dokumentami. Braki w pewnych obszarach nie są dyskwalifikujące – trzeba je potraktować jako zobowiązanie na przyszłość.
Czy musisz wypełnić ankietę?
Nie ma żadnego obowiązku by wypełniać przesłaną nam ankietę. Jednak w praktyce brak dostarczenia danych partnerowi biznesowemu może oznaczać utrudnienie współpracy, ale również zakończenie jej.
Dla dużych firm jest to element wewnętrznych procedur – najczęściej wynikających z Kodeksu postępowania dostawców. Brak twojej odpowiedzi wpływa na postrzeganie Cię jako „dostawcę wysokiego ryzyka” ale też rzutuje na transparentność i odpowiedzialność partnera biznesowgo, który raportuje zrównoważony rozwój.
O tym jak ESG wpływa na wybór partnera biznesowego pisaliśmy w artykule https://legalden.pl/przetargi-2-0-jak-esg-wplywa-na-wybor-partnera-biznesowego/
Jak możemy Ci pomóc?
Jeśli dostałeś/aś ankietę lub kwestionariusz, w którym są pytania zawierające kwestie ESG m.in. takie jak te powyżej, ale masz wątpliwości związane z wypełnieniem – możemy Ci pomóc.
Jeśli potrzebujesz więcej informacji, napisz do mnie: wiktoria.soszka@legalden.pl lub wypełnij poniższy formularz.
