W poprzednich artykułach na temat zrównoważonego rozwoju w małych i średnich firmach, omówiliśmy już, czym są ankiety od partnerów biznesowych, kontrahentów oraz dlaczego są wysyłane i na co warto zwrócić uwagę przy ich wypełnianiu. Coraz częściej jednak ankiety te nie są już prostymi formularzami, a zintegrowanymi systemami oceny dostawców – takimi jak EcoVadis. Przyjrzymy się dokładniej, czym jest EcoVadis, jak wygląda proces weryfikacji oraz dlaczego warto się zapoznać z nim.
Artykuł o aniektach od partnerów biznesowych przeczytasz tu: https://legalden.pl/ankieta-od-partnera-biznesowego-jak-ja-wypelnic-i-po-co/
Czym jest EcoVadis?
EcoVadis to ogólnoświatowa platforma weryfikująca praktyki zrównoważonego rozwoju i ESG w przedsiębiorstwach. Ocenie podlegają trzy główne obszary:
- Środowisko
- Prawa pracownicze i prawa człowieka
- Etyka
Ta platforma służy jako narzędzie do oceny dostawców na całym świecie – jest już standardem wśród dużych korporacji, które chcą mieć pewność, że ich łańcuch dostaw spełnia wysokie standardy ESG.
Jeśli Twój partner biznesowy, szczególnie duża oraz często międzynarodowa korporacja, prosi Cię o wypełnienie ankiety EcoVadis, warto potraktować to jako szansę na rozwój i długoterminową współpracę oraz weryfikację praktyk ESG w swojej firmie.
O szansach, jakie daje ESG w prezetargach i współpracach z partnerami biznesowymi przeczytasz tu: https://legalden.pl/przetargi-2-0-jak-esg-wplywa-na-wybor-partnera-biznesowego/
Z naszego doświadczenia wynika, że szczególnie przedsiębiorstwa z sektora MŚP realizują wiele założeń zrównoważonego rozwoju i ESG, ale o tym nie wiedzą. Nie tylko pomagamy firmom takim jak Twoja wypełnić ankietę, ale często pomagamy też wdrożyć dobre praktyki.
Dlaczego dostałeś ankietę EcoVadis?
Duże przedsiębiorstwa są coraz częściej zobowiązane – zarówno regulacyjnie, jak i reputacyjnie – do nadzorowania swoich łańcuchów dostaw. Chcą wiedzieć, z kim współpracują i czy ich partnerzy kierują się takimi samymi wartościami związanymi ze zrównoważonym rozwojem.
Ankieta EcoVadis to najczęściej element większej strategii CSR, ESG lub compliance dużej korporacji. Jeśli Twoja firma zostanie poproszona o wypełnienie ankiety, oznacza to, że:
- Jesteś potencjalnie istotnym partnerem biznesowym,
- Możesz wpływać na wizerunek i transparentność biznesową klienta,
- Musisz wykazać zgodność z określonymi normami i standardami w zakresie ESG.
Jak wygląda proces oceny?
1. Rejestracja
Proces rozpoczynasz się od założenia konta na platformie EcoVadis, najczęściej poprzez link przesłany przez partnera biznesowego. W formularzu startowym określa się profil firmy: branżę, wielkość, lokalizację działalności i inne podstawowe dane dotyczące twojej firmy.
2. Wypełnienie kwestionariusza
Na podstawie wprowadzonych danych system generuje kwestionariusz. Zawiera pytania adekwatne do działalności Twojej firmy. Najważniejsze w wypełnianiu ankiety są mierniki. Mają poświadczać, że w firmie zostały wdrożone już standardy ESG. Mogą to być np.:
- Polityki środowiskowe,
- Procedury antykorupcyjne,
- Regulaminy BHP,
- Raporty CSR/ESG (jeśli są),
- Faktury za np. fotowoltaikę,
- Listy obecności pracowników z odbytych szkoleń.
Powyższe dokumenty, jak i wszystkie potwierdzające informacje zawarte w ankiecie są dołączone w formie załączniku, więc pamiętaj o odpowiedniej formie elektronicznej dokumentów.
3. Weryfikacja przesłanych ankiet
Specjaliści EcoVadis analizują wszystkie dostarczone informacje i dokumenty. Porównują je z międzynarodowymi normami, takimi jak ISO 26000, GRI, czy UNGC.
4. Ocena twoich wyników
Po zakończeniu analizy firma otrzymuje raport, który zawiera:
- Punktację (0-100),
- Wskazówki dotyczące obszarów wymagających poprawy.
Taki raport jest następnie udostępniany firmie zlecającej ocenę (czyli Twojemu klientowi).
Jakie są korzyści wypełnienia ankiety EcoVadis?
Budowanie zaufania
Wysoka ocena EcoVadis jest sygnałem dla partnerów biznesowych i klientów, że twoja firma działa etycznie i odpowiedzialnie. To pomaga w pozyskaniu kolejnych kontraktów oraz utrzymaniu istniejących relacji.
Dostęp do nowych rynków
Coraz więcej firm wymaga od swoich dostawców wdrożenia praktyk ESG i udokumentowania tego. Bez takiej oceny – lub z niskim wynikiem – niektóre rynki mogą być po prostu niedostępne dla twojej firmy.
Wewnętrzna diagnoza organizacji
Nawet jeśli nie zależy Ci na odznakach, raport EcoVadis daje realny obraz kondycji Twojej firmy w obszarze zrównoważonego rozwoju. Pomaga zidentyfikować luki, usprawnić polityki i zbudować lepsze procedury.
Co zrobić, żeby dobrze wypaść?
- Zadbaj o dokumentację – jeśli Twoja firma działa zgodnie z zasadami ESG, musisz posiadać dokumentację potwierdzającą te działania. Brak poświadczenia wpłynie negatywnie na ocenę twoich praktyk ESG.
- Stwórz spójną narrację – dokumenty powinny być aktualne, spójne i powiązane ze sobą. Na przykład, jeśli wspominasz o szkoleniach antydyskryminacyjnych, pokaż plan tych szkoleń i listę uczestników.
- Pokaż wyniki, nie tylko deklaracje – ocenie podlegają nie tylko intencje, ale też działania i ich efekty (np. zmniejszenie zużycia energii, certyfikacje).
- Nie bój się prosić o pomoc – przygotowanie do EcoVadis może być czasochłonne. Może to wymagać stworzenia dokumentów takich jak np. Kodeks etyki, który zbierze praktyki biznesowe w jednym dokumencie i będzie poświadczeniem stosowania ich w firmie.. Warto rozważyć współpracę z prawnikiem lub doradcą ESG, który pomoże w przygotowaniu dokumentów i zrozumieniu metodologii, tak złożonej ankiety jaką jest EcoVadis.
Jak możemy Ci pomóc?
Wspieramy naszych klientów na każdym etapie procesu oceny EcoVadis – od analizy dokumentacji, przez audyty wewnętrzne, aż po przygotowanie polityk i regulaminów zgodnych z ESG.
Jeśli otrzymałeś ankietę EcoVadis i nie wiesz, od czego zacząć – napisz do mnie: wiktoria.soszka@legalden.pl lub wypełnij formularz poniżej. Pomożemy Ci nie tylko zyskać dobrą ocenę, ale też przygotować się na kolejne ankietowania, bo będą się powtarzały cyklicznie, a do tego coraz więcej firm je u siebie wdraża.
