Praca zdalna w polskim prawie – od kiedy obowiązuje?
Praca zdalna, zwana wcześniej telepracą, zyskała na popularności w Polsce szczególnie w czasie pandemii COVID-19, kiedy to stała się kluczowym sposobem organizacji pracy. Od tamtej pory przepisy dotyczące pracy zdalnej były kilkakrotnie modyfikowane i uzupełniane. Na początku 2023 roku wprowadzono cały oddzielny rozdział dotyczący zmian w Kodeksie pracy, które mają na celu ułatwienie korzystania z tej formy pracy.
Co musi zawierać regulamin pracy zdalnej?
Regulamin pracy zdalnej jest dokumentem niezbędnym dla każdej firmy, która chce efektywnie i zgodnie z przepisami zarządzać pracą poza siedzibą firmy. Poniżej wskazałam najważniejsze zagadnienia, które powinny się w nim znaleźć:
- Definicja pracy zdalnej. Jasne określenie, czym jest praca zdalna i jakie formy pracy obejmuje, np. praca stała, hybrydowa czy okazjonalna.
- Zasady i warunki pracy zdalnej. Szczegółowe warunki wykonywania pracy zdalnej, w tym ustalenie godzin pracy, miejsca wykonywania pracy (np. dom, inne uzgodnione miejsce), a także wymagania techniczne i organizacyjne.
- Obowiązki pracodawcy i pracownika. Obowiązki pracodawcy, takie jak zapewnienie niezbędnego sprzętu, oprogramowania, dostępu do systemów firmowych oraz wsparcia technicznego. Obowiązki pracownika, w tym odpowiedzialność za prawidłowe korzystanie ze sprzętu, zachowanie poufności oraz przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Procedury komunikacji i raportowania. Zasady dotyczące kontaktu między pracownikiem a pracodawcą, np. za pomocą e-maila, komunikatorów internetowych, wideokonferencji. Sposoby raportowania wyników pracy oraz regularne spotkania kontrolne, np. cotygodniowe raporty, dzienne odprawy.
- Ochrona danych osobowych i firmowych. Środki zapewniające ochronę danych osobowych i firmowych, w tym zasady korzystania z firmowych systemów informatycznych, bezpieczne przechowywanie dokumentów i ochrona przed nieautoryzowanym dostępem.
- Zwrot kosztów za media i inne wydatki. Jasne określenie zasad zwrotu kosztów związanych z pracą zdalną, takich jak koszty energii elektrycznej, Internetu, a także ewentualne koszty związane z utrzymaniem miejsca pracy (np. wyposażenie biurowe).
- Szkolenia i wsparcie techniczne. Informacje o dostępnych szkoleniach przygotowujących pracowników do pracy zdalnej oraz wsparciu technicznym w razie problemów.
- Zasady kontroli pracy zdalnej. Sposoby monitorowania i oceny wykonywanej pracy, które nie naruszają prywatności pracownika, np. systemy śledzenia postępów projektów, logi aktywności.
- Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP). Zasady BHP w kontekście pracy zdalnej, w tym wymagania dotyczące ergonomii stanowiska pracy, przerwy w pracy oraz instrukcje dotyczące radzenia sobie z zagrożeniami zdrowotnymi.
Umowa o pracę zdalną
Należy pamiętać, że praca zdalna wymaga również odpowiedniego uregulowania w umowie o pracę lub w porozumieniu dotyczącym jej wykonywania. W ww. dokumentach powinny znaleźć się informacje dotyczące przede wszystkim:
- Miejsca wykonywania pracy – należy wskazać konkretne miejsce, z którego pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki.
- Godziny pracy – elastyczne godziny pracy muszą być jasno określone, aby uniknąć nieporozumień.
- Zakres obowiązków – dokładny opis obowiązków pracownika w trybie zdalnym.
- Środki techniczne – pracodawca powinien zapewnić odpowiedni sprzęt oraz oprogramowanie niezbędne do pracy zdalnej.
- Bezpieczeństwo danych – zasady dotyczące ochrony danych osobowych i poufnych informacji.
Potrzebujesz pomocy przy tworzeniu regulaminu pracy zdalnej?
Tworzenie regulaminu pracy zdalnej może być nie lada wyzwaniem, zwłaszcza jeśli chcesz, aby był on zgodny z przepisami i jednocześnie dopasowany do specyfiki Twojej firmy. Jeśli potrzebujesz pomocy przy jego opracowaniu lub wdrożeniu, daj mi znać! Pomogę Ci stworzyć skuteczny i przejrzysty regulamin zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Skontaktuj się ze mną za pośrednictwem wiadomości e-mail przesłanej na adres: natalia.kwiatkowska@legalden.pl, a wspólnie opracujemy dokument idealnie odpowiadający potrzebom Twojej organizacji.
Jeżeli interesują Cię tematy związane z prawem pracy przeczytaj także mój artykuł o zmianach w prawie pracy, które obowiązują od 2024 roku -> https://legalden.pl/nowosci-w-prawie-pracy-2024/
