Jak zawsze, staram się pisać o tym, co aktualnie dzieje się w mojej zawodowej codzienności. Ostatnie dni a nawet tygodnie upłynęły mi na analizowaniu i tworzeniu kilku umów o pracę – zarówno dla nowych pracowników, jak i w ramach aktualizacji dokumentacji dla obecnych członków zespołów. Praktyka ta uświadomiła mi po raz kolejny, jak ogromne znaczenie ma dobrze skonstruowana umowa – nie tylko przy jej podpisywaniu, ale przede wszystkim w sytuacjach problemowych, np. podczas rozwiązywania współpracy, sporów czy zmian warunków zatrudnienia.
Poniżej dzielę się kilkoma kluczowymi elementami, na które – moim zdaniem – warto zwrócić szczególną uwagę przy tworzeniu umowy o pracę.
Zakaz konkurencji – czyli ochrona interesów pracodawcy
W praktyce coraz częściej wprowadzany, szczególnie w sektorach, gdzie konkurencja jest duża, a know-how firmy ma realną wartość. Warto jasno określić, czy zakaz obowiązuje tylko w trakcie trwania stosunku pracy, czy także po jego zakończeniu, i na jak długo. Niezbędne są tu również zapisy o ewentualnym wynagrodzeniu za zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy.
Klauzula poufności – cisza gwarantem bezpieczeństwa
Zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy ważne jest, aby poufność była jasno zdefiniowana. Dobrze sformułowana klauzula powinna zawierać definicję informacji poufnych oraz określać konsekwencje naruszenia obowiązku ich ochrony.
Sprzęt służbowy – komu, co i na jakich zasadach
Coraz częściej pracownicy otrzymują laptopy, telefony, a czasem także inne narzędzia pracy. Umowa powinna określać, jaki sprzęt jest powierzony, kto odpowiada za jego stan techniczny, jakie są zasady jego użytkowania i zwrotu. Warto tu także uwzględnić politykę firmy dotyczącą prywatnego korzystania ze służbowych urządzeń.
Monitoring – transparentność przede wszystkim
Jeśli pracodawca stosuje monitoring (zarówno wizyjny, jak i np. kontrolę aktywności online), konieczne jest wyraźne poinformowanie pracownika o tym fakcie i wskazanie zakresu oraz celu takiego działania. Takie zapisy powinny znaleźć się nie tylko w regulaminie pracy, ale też – choćby ogólnie – w umowie lub załączniku do niej.
Prawa autorskie – komu przysługują efekty pracy twórczej
Jeśli pracownik w ramach obowiązków służbowych tworzy utwory (np. teksty, grafiki, oprogramowanie), ważne jest, aby umowa zawierała zapisy dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych. Tylko wtedy pracodawca będzie mógł legalnie korzystać z tych efektów pracy.
Praca zdalna – nowe realia, nowe regulacje
Od czasu pandemii praca zdalna przestała być wyjątkiem – dziś jest już często standardem lub przynajmniej opcją hybrydową. Już w umowie można określić jasne zasady jej wykonywania, miejsce pracy, sposób rozliczania czasu pracy, dostęp do narzędzi oraz kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej.
Zakres obowiązków
Każdy pracownik powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje – dlatego tak istotne jest precyzyjne określenie jego obowiązków. Można to zrobić bezpośrednio w umowie, ale w praktyce częściej spotykanym rozwiązaniem jest przygotowanie osobnego załącznika (np. Zakres obowiązków, Opis stanowiska pracy), który pozwala na większą elastyczność i łatwiejszą aktualizację. Taki dokument powinien jasno definiować zadania przypisane do danego stanowiska oraz ewentualne uprawnienia.
Inne istotne kwestie
Warto również pamiętać o zapisach dotyczących:
- miejsca i czasu pracy – czy praca odbywa się wyłącznie stacjonarnie, hybrydowo czy zdalnie, i na jakich zasadach?
- godzinach rozpoczęcia pracy – czy pracownik ma elastyczny czas rozpoczęcia pracy, np. między 7:00 a 10:00, czy obowiązuje sztywny start, np. o 9:00?
- zasadach rozliczania nadgodzin – kiedy są naliczane, jak się je raportuje i w jaki sposób są rekompensowane?
- okresu wypowiedzenia i możliwości jego skrócenia – dobrze mieć to jasno ustalone z góry, by uniknąć niepotrzebnych napięć w razie zakończenia współpracy,
- premiach i świadczeniach pozapłacowych – dodatki do pensji, benefity, pakiety medyczne, karnety sportowe – warto je określić, by nie było niedomówień,
- delegacjach i wyjazdach służbowych – kto, kiedy i na jakich zasadach może być delegowany poza miejsce pracy?
Dobrze skonstruowana umowa o pracę to nie tylko spełnienie obowiązku prawnego, ale przede wszystkim narzędzie, które pozwala uporządkować wzajemne oczekiwania i uniknąć nieporozumień. Im lepiej dopasowana do realiów Twojej firmy, tym większa szansa na sprawną i bezproblemową współpracę.
Jeśli masz wątpliwości, co powinno się w niej znaleźć – nie zostawiaj tego na później. Lepiej zadbać o szczegóły na początku, niż później zmagać się z konsekwencjami niedoprecyzowanych zapisów. Napisz na adres: biuro@legalden.pl , opowiedz mi o swoim zespole i specyfice działalności – wspólnie przygotujemy dokument, który naprawdę działa w praktyce.
