Powstanie Fundacji i inicjatywa Fundatorów
Założenie fundacji to skomplikowany proces, który wymaga przemyślanej strategii, jasnych celów i zrozumienia przepisów prawa.
W tym case study przyjrzymy się krok po kroku, jak zespół naszej kancelarii i eksperci od księgowości ze spółki not for profit Impactden pracowali z Fundatorami. Naszym celem było stworzenia Fundacji, której celem będzie walka z greenwashingiem oraz wszelkimi działaniami, które szkodzą konsumentom.
Fundatorzy, jako eksperci w tej dziedzinie, od wielu lat funkcjonują na rynku i są głęboko zaangażowani w problematykę zrównoważonego rozwoju i uczciwych praktyk konsumenckich.
Pomysł na fundację był innowacyjny i odważny, ale jednocześnie kontrowersyjny, co nadawało całemu procesowi dodatkowy wymiar wyzwań.
Etap 1: Spotkanie Fundatorów – definicja wizji i misji fundacji
Pierwszym krokiem było spotkania z Fundatorami, podczas którego omówiliśmy ich wizję i cele związane z działalnością Fundacji. Kluczowym punktem dyskusji było zrozumienie, dlaczego Fundatorzy zdecydowali się na utworzenie właśnie fundacji (a nie innej formy działalności) i jakie konkretnie problemy chcą rozwiązać.
Dla Fundatorów najważniejsze było przeciwdziałanie greenwashingowi – zjawisku, w którym firmy wprowadzają konsumentów w błąd, fałszywie deklarując, że ich produkty lub działania są przyjazne dla środowiska. Chcieli też zwalczać inne form oszukiwania konsumentów, na przykład poprzez niewłaściwe znakowanie produktów czy ukrywanie niekorzystnych dla zdrowia składników.
Ważne dla nas było, aby już na początku jak najdokładniej określić zakres działalności Fundacji. Dzięki temu mogliśmy odpowiednio zapisać cele statutowych, które nie tylko wyrażałyby misję Fundacji, ale przede wszystkim pozwalałyby na swobodę działania w różnych kierunkach – od kampanii edukacyjnych, poprzez wsparcie prawne dla konsumentów, po współpracę z organizacjami międzynarodowymi zajmującymi się ochroną praw konsumentów.
Etap 2: Określenie celów statutowych Fundacji
Jednym z najważniejszych aspektów zakładania Fundacji było precyzyjne określenie jej celów statutowych. Statut to kluczowy dokument, który reguluje działalność Fundacji i stanowi ramy prawne dla jej działań.
Na spotkaniu z fundatorami ustaliliśmy, że cele statutowe muszą pozwolić Fundacji działać elastycznie w różnych obszarach, ale powinny być także jasno zdefiniowane, aby spełniały wymogi prawne.
Zadaniem naszego zespołu było przygotowanie takich zapisów w statucie, które obejmowałyby:
- Monitorowanie i przeciwdziałanie praktykom greenwashingu,
- Edukację konsumentów na temat ich praw,
- Wsparcie w zakresie działań prawnych dla konsumentów, którzy padli ofiarą oszustw rynkowych,
- Współpracę z innymi organizacjami, firmami i instytucjami, aby promować uczciwe praktyki biznesowe,
- Inicjowanie kampanii medialnych i działań społecznych mających na celu zwiększenie świadomości problemów związanych z greenwashingiem.
Dodatkowo, zapisy statutowe musiały być dostosowane do obowiązujących przepisów, tak aby Fundacja mogła korzystać z różnego rodzaju wsparcia finansowego, w tym grantów i dotacji, a także zwolnień podatkowych jeżeli jej działania by się na nie kwalifikowały.
Dlatego też omówiliśmy szczegóły dotyczące przyszłej księgowości oraz formalnych zobowiązań Fundacji. Było to ważne, żeby zadbać o jej płynność finansową i możliwość realizacji celów statutowych.
Etap 3: Przygotowanie statutu Fundacji
Po spotkaniu przystąpiliśmy do prac nad przygotowaniem statutu. Tworzenie tego dokumentu było jednym z najważniejszych etapów w procesie zakładania Fundacji, ponieważ od jego treści zależy, jak sprawnie organizacja będzie funkcjonować w przyszłości.
Naszym celem było stworzenie takiego statutu, który nie obciąży Fundatorów oraz Zarządu zbędnymi formalnościami i obowiązkami administracyjnymi. Ważne było, aby statut nie tylko spełniał wymogi prawne, ale również był prosty i przejrzysty, co umożliwiłoby wszystkim zaangażowanym osobom skupienie się na realizacji celów Fundacji, a nie na formalnościach.
Statut został napisany w sposób, który uwzględniał specyfikę działalności Fundacji, ale jednocześnie był napisany prostym i zrozumiałym językiem. Staraliśmy się unikać zbędnego żargonu prawniczego, aby każdy członek Fundacji, niezależnie od doświadczenia, mógł łatwo zrozumieć, jakie są jego obowiązki i jakie prawa mu przysługują. Dzięki temu, Zarząd Fundacji oraz inne osoby zaangażowane w jej działalność mogłyby skupić się na realizacji swoich zadań, zamiast obawiać się, że nie spełniają jakiegoś ukrytego wymogu formalnego, który przypadkowo wprowadziliśmy do statutu.
Jasno i przejrzyście określiliśmy, kto powołuje i odwołuje Zarząd, jakie uprawnienia przysługują Fundatorom, Zarządowi oraz Radzie Fundacji a także kto w przyszłości gdy zajdzie taka konieczność, będzie odpowiedzialny za likwidację Fundacji.
W statucie dokładnie określiliśmy również kody PKD działalności gospodarczej Fundacji, co pozwoli na uniknięcie komplikacji przy księgowaniu i sprawozdaniu finansowym Fundacji. Odpłatna działalność pożytku publicznego oraz działalność gospodarcza Fundacji zostały rozdzielone co jeszcze bardziej podkreśla jej transparentność w działaniu.
Po zaakceptowaniu przez Fundatorów statutu fundacji mogliśmy zająć się formalnościami związanymi z rejestracją Fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym, a wcześniej zorganizowaniem spotkania w kancelarii notarialnej, aby podpisać akt założycielski Fundacji.
Etap 4: Realizacja i dalsze kroki
Po zatwierdzeniu statutu i sporządzeniu aktu notarialnego, rozpoczęły się kolejne kroki związane z formalnym zarejestrowaniem Fundacji.
Nasi eksperci przeprowadzili cały proces zakładania Fundacji, przygotowując komplet wymaganych dokumentów, w tym uchwały, oświadczenia, a także wnioski na odpowiednich formularzach Krajowego Rejestru Sądowego. Następnie, korzystając z systemu PRS, złożyliśmy wnioski o rejestrację Fundacji do właściwego sądu rejestrowego.
Wiedząc, jak bardzo sądy są obciążone dużą liczbą spraw, złożyliśmy od razu formalną prośbę o przyspieszenie rozpoznania naszego wniosku. Dzięki temu Fundacja została zarejestrowana w rekordowym czasie – w ciągu zaledwie 8 dni roboczych.
Fundacja otrzymała numer NIP i REGON i w końcu mogła oficjalnie zacząć działać.
Etap 5: Obowiązki po rejestracji fundacji
Po zarejestrowaniu Fundacji nasi eksperci wsparli Zarząd oraz Fundatorów w realizacji niezbędnych obowiązków administracyjnych. Przeprowadziliśmy proces złożenia odpowiednich dokumentów do urzędu skarbowego oraz dokonaliśmy aktualizacji informacji w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.
Dodatkowo, nasi specjaliści pomogli w negocjacjach dotyczących umowy najmu pierwszego biura fundacji, a także zapewnili odpowiednie zabezpieczenie procesu przekazania pierwszej darowizny.
Założenie fundacji, szczególnie o tak specyficznej i kontrowersyjnej misji jak walka z greenwashingiem, wymagało precyzyjnego planowania oraz współpracy między Fundatorami a zespołem odpowiedzialnym za przygotowanie formalnych dokumentów.
Dzięki jasnym i dobrze zdefiniowanym celom statutowym oraz przemyślanemu statutowi, Fundacja może skutecznie realizować swoją misję, wpływając na zmniejszenie skali greenwashingu i ochronę praw konsumentów.